2012年9月3日月曜日

61.社内連絡文章の終わり方


ぐだぐだ書く必要はない。簡潔を最優先させればよい。

 「とり急ぎ、ご報告まで」
 「指示内容は以上です。成功を祈ります」
 「以上、課内連絡よろしく!」
 「以上、返事は本日正午までに!」

 用件のみで簡潔にすると、ぎくしゃくしたりするから、
 「以上。ところで鼻毛が出ていたゾ」
 などと、軽く笑いをとるのが円満に進むたしになる場合もある。

 「上記、了解しました。それにしても課長ってアホよね」
 と書いたりすると、バレて円満どころではなくなるから要注意。



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2012年5月3日木曜日

60.商用文の終わり方


 状況により、さまざまな文章の終わり方がある。しかし、心配ご無用。どんな内容でも通用する
書き方というか、共通の考え方がある。

 売り込みや、お願い、依頼の文章で、最後に
 「ここまで、お読みいただきまして、ありがとうございます」
 と書くかたがいる。書かないほうがいい。メメしいからだ。商用文はガキのラブレターではない。毅然(きぜん)とすべきだ。普遍的な正しい商用文の締めは
「最後になりましたが、御社のご発展をお祈りいたします」だ。

いまどきは、個人対個人のつきあいがたいせつだから
「最後になりましたが、○○さまのご健勝ご活躍、あわせて御社のご発展をお祈りいたします」と書けば完ぺきだ。


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59.用件の概要と結論を書く


 「お誘いいただいた同窓会には、あいにく出席できなくなりました」
 「ご面談いただいた内容をさっそく社内で検討いたしました結果、私の件は残念ながら……」
 といった具合だ。

 つぎに、結論にいたった理由を書く

 くつがえらない結論だったら、相手に原因があっても、「私の容貌(ようぼう)に問題があり……」などと書かないほうがいい。相手がよろこぶような理由を書くのがコツだ。武士の情けだ。断られても気持ちよくなる。世間は狭い。いつまた、縁があるか分からない。

話している感じで書くということは、相手と実際に会って話していると思って書くということだ。そうすると、相手を傷つけるような文面にはならない。


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58.時候のあいさつは不要


 手紙のように、「初夏の候、ご清栄のこととお喜び……」という文や「こちらも変わりなく……」などは、もちろん不要だ。その代わりに、親しみのあるあいさつを書けばよい。

 こちらから出すときは
 「こんにちは、ごぶさたしています。」
 「先日は、同窓会で失礼しました。」
 「先日は、ご面談いただき、感激しました」
 といった感じの書き出しで十分だ。

 返事のときもかんたんでよい。
 「まあ、まあ、だれかと思えば山田さん。メールありがとう。」
 「ほんとに楽しい同窓会でしたね。」
 「お忙しいなか、ご来社いただき、ありがとうございました。」
 といった具合だ。電話だと思えばよい。
 つまり、実際に話している感覚で書けばよい。そう思えば、かんたんである。

 話している感じで書けばよい。ここまでは正しい。
 問題は、かんたんである。という点だ。
 肝心の日常の話し方がレベル以下では、かんたんどころではない。

 困ったことに、そういわれてドキッとする方はいない。子どものときから話しているのだから、私は少なくと普通には話せる。そう、お思いのはずだ。そうだろうか。前にも書いたが「もう~!だから結論は何なんだ?結論は?」といいたくなる話し方をするかたは、日常でも会社の雑談でも会議でも珍しくない。
を、踏まえて、次項をどうぞ。


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57.メール必須の三項目


こどもじゃないんだゾ、と怒る方も多いと思う。しかし、現実にはこの三項目のないメールは30%くらいの割合で見かける。

 一 件名  二 あて名  三 差出人名

件名の書き方は前に触れた。簡潔に内容が分かるように、必ず入れること。
 文面の最初には、あて名と差出し人名を書くこと。

 大月さま
 山田です。

 そして、一行あけて本文に入る。これで完ぺきだ


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56.数字には、コンマを入れる


 12,390円 といった具合だ。これは、経理関係とまでいかなくても事務系の方々にとっては、当たり前の話だ。というより、コンマがないとこうした方々は一万の話か十万の話か分からず面食らう。とくに、社内の連絡メールや商用メールでは注意したい。12390円は、あきまへん。常識の問題。

 ものを書くのが嫌いな方にとって、メール文章は罰ゲームだ。そんな方に限ってメール文章を書く機会が多くなるのだから、おもしろい。

 しかし、メールの文章は考えるよりは、やさしい。理由は電話だと思えばいいからだ。ふだん話ししている言葉を書けばいいのである。文章と思う必要はない。


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55.件名は八文字


 メールには件名がある。書かないで送信しようとするとパソコンが「ボケ!件名書かんのか、どないすんねん?」と聞いてくる、あれだ。

 この件名は、メールでは大事だ。発信人の思いやりが表れる部分だ。サーバーからダウンロードしたメールは「受信トレイ」や「inbox」に収まる。収まったメールは差出し人や件名、受付日時などの一覧窓で見ることができる。この時点では本文は分からない。件名だけが頼りだ。しかも、せいぜい最初の十文字くらいしか見えない。あとは隠れている。

 ま、八文字で差出し人の名前と、用件を書いておけば間違いない。
 「打ち合わせ事項のその後の経過について報告いたします」
 という件名では、
 「打ち合わせ事項のそ」くらいしか見えない。思いやり、以前の問題だ。

「経過報告 斉藤です」
 と書くのが、親切というものだ。最低でも、だれからのメールか分かるような件名がよい。

 「斉藤です。いい話しです」
 これなら、本文をヒヤヒヤしながら開く必要はない。相手の心臓にもよい。開くのが楽しくなる。


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