60．商用文の終わり方

　状況により、さまざまな文章の終わり方がある。しかし、心配ご無用。どんな内容でも通用する
書き方というか、共通の考え方がある。

　売り込みや、お願い、依頼の文章で、最後に
　「ここまで、お読みいただきまして、ありがとうございます」
　と書くかたがいる。書かないほうがいい。メメしいからだ。商用文はガキのラブレターではない。毅然（きぜん）とすべきだ。普遍的な正しい商用文の締めは
「最後になりましたが、御社のご発展をお祈りいたします」だ。

いまどきは、個人対個人のつきあいがたいせつだから
「最後になりましたが、○○さまのご健勝ご活躍、あわせて御社のご発展をお祈りいたします」と書けば完ぺきだ。


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59．用件の概要と結論を書く

　「お誘いいただいた同窓会には、あいにく出席できなくなりました」
　「ご面談いただいた内容をさっそく社内で検討いたしました結果、私の件は残念ながら……」
　といった具合だ。

　つぎに、結論にいたった理由を書く

　くつがえらない結論だったら、相手に原因があっても、「私の容貌（ようぼう）に問題があり……」などと書かないほうがいい。相手がよろこぶような理由を書くのがコツだ。武士の情けだ。断られても気持ちよくなる。世間は狭い。いつまた、縁があるか分からない。

話している感じで書くということは、相手と実際に会って話していると思って書くということだ。そうすると、相手を傷つけるような文面にはならない。


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58．時候のあいさつは不要

　手紙のように、「初夏の候、ご清栄のこととお喜び……」という文や「こちらも変わりなく……」などは、もちろん不要だ。その代わりに、親しみのあるあいさつを書けばよい。

　こちらから出すときは
　「こんにちは、ごぶさたしています。」
　「先日は、同窓会で失礼しました。」
　「先日は、ご面談いただき、感激しました」
　といった感じの書き出しで十分だ。

　返事のときもかんたんでよい。
　「まあ、まあ、だれかと思えば山田さん。メールありがとう。」
　「ほんとに楽しい同窓会でしたね。」
　「お忙しいなか、ご来社いただき、ありがとうございました。」
　といった具合だ。電話だと思えばよい。
　つまり、実際に話している感覚で書けばよい。そう思えば、かんたんである。

　話している感じで書けばよい。ここまでは正しい。
　問題は、かんたんである。という点だ。
　肝心の日常の話し方がレベル以下では、かんたんどころではない。

　困ったことに、そういわれてドキッとする方はいない。子どものときから話しているのだから、私は少なくと普通には話せる。そう、お思いのはずだ。そうだろうか。前にも書いたが「もう～！だから結論は何なんだ？結論は？」といいたくなる話し方をするかたは、日常でも会社の雑談でも会議でも珍しくない。
を、踏まえて、次項をどうぞ。


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57．メール必須の三項目

こどもじゃないんだゾ、と怒る方も多いと思う。しかし、現実にはこの三項目のないメールは30％くらいの割合で見かける。

　一　件名　　二　あて名　　三　差出人名

件名の書き方は前に触れた。簡潔に内容が分かるように、必ず入れること。
　文面の最初には、あて名と差出し人名を書くこと。

　大月さま
　山田です。

　そして、一行あけて本文に入る。これで完ぺきだ


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56．数字には、コンマを入れる

　12,390円　といった具合だ。これは、経理関係とまでいかなくても事務系の方々にとっては、当たり前の話だ。というより、コンマがないとこうした方々は一万の話か十万の話か分からず面食らう。とくに、社内の連絡メールや商用メールでは注意したい。12390円は、あきまへん。常識の問題。

　ものを書くのが嫌いな方にとって、メール文章は罰ゲームだ。そんな方に限ってメール文章を書く機会が多くなるのだから、おもしろい。

　しかし、メールの文章は考えるよりは、やさしい。理由は電話だと思えばいいからだ。ふだん話ししている言葉を書けばいいのである。文章と思う必要はない。


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55．件名は八文字

　メールには件名がある。書かないで送信しようとするとパソコンが「ボケ！件名書かんのか、どないすんねん？」と聞いてくる、あれだ。

　この件名は、メールでは大事だ。発信人の思いやりが表れる部分だ。サーバーからダウンロードしたメールは「受信トレイ」や「inbox」に収まる。収まったメールは差出し人や件名、受付日時などの一覧窓で見ることができる。この時点では本文は分からない。件名だけが頼りだ。しかも、せいぜい最初の十文字くらいしか見えない。あとは隠れている。

　ま、八文字で差出し人の名前と、用件を書いておけば間違いない。
　「打ち合わせ事項のその後の経過について報告いたします」
　という件名では、
　「打ち合わせ事項のそ」くらいしか見えない。思いやり、以前の問題だ。

「経過報告　斉藤です」
　と書くのが、親切というものだ。最低でも、だれからのメールか分かるような件名がよい。

　「斉藤です。いい話しです」
　これなら、本文をヒヤヒヤしながら開く必要はない。相手の心臓にもよい。開くのが楽しくなる。


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54．数字は半角数字にする

　文章の中に数字を入れる場合は「２００２」のような全角ではなく、半角数字で「2002」にする。漢数字は「六」と全角でよい。ン？漢数字の半角はもともとない。また、「その６」などの見出し的なものも全角でよい。

　なんでやねん？
　ウ～ン・・・いい訳は見つからないが、鉄則だ。
　鉄則だと思いこんでしまえば、文中の全角数字はアホに見える。文章中の数字は、アホみたい！で済むが、住所の番地や郵便番号、それに電話番号は半角数字でないと、機能的にも困る。

　たとえば、パソコンで住所などを調べる「郵便番号検索」「電話番号検索」といったソフトは、半角数字でないと作動しない。いい訳はいくらでもあるが省略。

　パソコン上は半角数字が前提となっているから、四の五のいわず半角数字を使用すべきだ。懸賞応募や、何かの入会申込みのフォームで、住所の数字は全角で！というのが目立つが、フオームを作ったプログラマーの怠慢だ。


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53．一行は三十五文字

　メールを書く画面で文字を書くと、最近のメールソフトでは自動的に行を変えてくれるものがある。何文字で行変えするか、設定できる場合が多い。届いたメールを見るときにも設定どおりの文字数で行が変わる。

　ここいらは私、詳しくない。仮に詳しくても、メールを受け取る相手が何文字で設定しているかは、分からない。受け取る本人も分からない場合が多い。パソコンの購入時点で、多くは三十八文字または三六文字に、すでに設定してあるからだ。
　それが、どうした？
　はい！仮に、書き手が三十八文字に設定していて、受け取る側が三六文字に設定していると、受け取ったメールの一行のうち二文字だけつぎの行になり、かなりヘンな文面になる。　そこで、文字数は手動で三十五文字で改行すれば、まず、どんな相手でもヘンな文面になることはない。


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52．署名の非常識 2

　逆に、個人の初心者の場合、ハラハラする署名がある。気持ちは分かる。パソコン買ってインターネットを始めるとなると、常識的に署名などきっちりと作成する方が多い。

　私への見ず知らずの方からの問い合わせメールで目立つのは、本名、住所、電話番号がはっきりと書いてある署名つきのメールが女性に多いことだ。

　一目見て明らかに署名だから、どこにでも出しているはずだ。友だち関係に出すのはかまわないが、問い合わせなどで初めてのところには出すべきではない。メールソフトによっては署名をいくつか用意して使い分けることができるので、こまめに使い分けたほうがよい。

　※インターネット性善説の私は住所、電話はもちろん、家族や自分のアホさまでインターネットに１０年間もさらけ出しているが、なんの問題もない。


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51．署名の非常識 1

　メールの最後に、にいちいち自分の名前や社名、住所などを書き込むのは、めんどうなものだ。だが、便利なことに、こうした“署名”をあらかじめ作成しておけば、メールに自動的に書き込まれる方法があるのは、ご承知のとおりだ。初耳のかたはお調べを。

　商用の場合は、社名、部署、名前、住所、電話とファックスの番号、ホームページアドレス、メールアドレスを形よく配置すればよい。

　ところが、インターネットでおなじみみのシステムを提供している会社や個人の署名は、社会常識を逸脱している。たとえば、メルマガを無料で配信してくれる「まぐまぐ」や「パブジン」、あるいはクリック広告などの代理店の署名には、住所や電話、ファックスの記載がない。

　悪いことに、メジャーなところがそうだから、インターネット初心者などは、それでいいものだと思い込んでしまう。

 インターネットの世界ををリードしているサイトはそろそろ反省する時期だ。住所不明、連絡は身元確認のしようがないメールアドレスだけ、というのは世間では通用しない。ここにもインターネットの非常識がある、といえる。


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50．名前にはふりがなを

　就職や公式なメールには、ふりがなをつける。
　自分の名前は、どんなにむずしい漢字や読ませかたでも、自分ではすらすら読める。

　また、かんたんな漢字で読みかたが何通りかあっても、自分ではどの読みかたか分かりきっている。だからといって、だれでも分かると思ってはいけない。

　則亨さんにとっては「のりゆき」と分かりきっているが、実際は読めないかたの方が多い。

裕美さん。「ゆみに決まっているじゃん！」といわれても、やはり「半数以上は「ひろみ」さんと読んでしまう。

　そこで、名前のあとにふりがなを書くのが心得というものだ。
　中島　則亨（なかしま　のりゆき）
　中島　裕美（なかじま　ゆみ）
　「中島」のように、かんたんな漢字でも濁点をつけるかどうかで微妙に読みかたが違う場合がある。本人は違いを大事にしている。ならば、ふりがなをつけるべきだ。




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49．苗字と名前は一字空ける

　秋光一郎（仮名）
　秋光　一郎　あるいは　秋　光一郎　なのか迷う。

　分かりきった名前と自分では思っていても、メールなどに自分の名前を書く場合には、見た目のきれいさからも名前と苗字の間は空けるクセをつけたほうがよい。
　勝吉章
　　↓
　勝吉　章

　余談だが、名前で検索する場合は、くっつけたままでも一字空けても結果は同じだ。勝吉章で検索すると２０万件強ヒットする。

　つまらないことでうれしい。楽しみの少ない人間にとっては慰みになる。


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